応接室を窓際にとってあるため、来客が執務中の事務所内の動線を通って応接室に入るケースです。案外多く見受けられるケースです。
従業員の側からすれば、来客の目線が気になって、仕事に集中できなかったり、落ち着かないという悲鳴ですが、「Pマーク」や「ISMS」を取得されている企業では厄介な問題です。パソコンの画面が来客の視線に入らないように工夫しなければなりません。パソコン画面の文字が解読できるか否かは問いません。
壁を背面してロッカーや収納家具を立てかける場合は、天井まで採寸して固定することができます。
しかし、天井をリニューアルしたために、古い天井を残したまま、新しい天井を張る場合があります。
手抜きではありませんが、コストを下げるために業者がよく行います。
このとき、既成の収納家具が天井まですっぽりと納まりません。 会議室やミーティングルームに長椅子の腰掛を準備しておきますと、スペースに比較して大勢が参加できます。この長椅子の腰掛に収納機能を持たせますと、常時取り出す必要の無い書類の収納が可能です。
高いオフイスの賃料を有効活用するためには、縦方向の活用、デッドスペースの活用を積極的に行うべきです。
文書管理のソフトを使って、できるだけ紙ベースの資料を残さない対策が必要です。
そして、原本保存が必須の書類に限って保管方法をルール化すべきです。
この種の悩みの多くは、同じ資料を各人が保管している企業のケースが 大変に多い。
情報の共有化を計り、閲覧権限、複写権限を付して必要に応じて取り出せるグループウェアを活用すべきです。使いやすいグループウェアやワークフローのソフトあります。
今後、業務改革が進んだ企業で、同業他社に格差をつけるとすればITの徹底活用しか道はありません。
企業が業績を上げるか上げないかという効率的な組織活動における重要な命題は、「コミュニケーションの障害」の問題です。
ファシリティマネジメントは、この問題の解決に対する解析が必要です。全体のゾーニングをどうするかということを構想すべきですし、次に、どの部門とどの部門が密接な交流が必要か考えることです。
その上で、コミュニケーションの量的な頻度と質的な重要性を充分考慮して、単に配置の問題だけではなく、機密性の問題、説明の為のデジタル情報に対応した設備機器にまで専門的な知識を提供しなければなりません。
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